Wissensdatenbank (RAG)
Unternehmenswissen sicher und einfach zugänglich machen
Vorteile im Überblick:
- Transparenz: Unternehmenswissen wird für das gesamte Unternehmen zugänglich und steht schnell zur Verfügung.
- Effizienz: Schnelle Informationsbeschaffung verbessert Arbeitsabläufe und erhöht die Produktivität der Mitarbeitenden.
- Einfache Handhabung: Durch die erleichterte Informationsbeschaffung werden Arbeitsabläufe optimiert und die Produktivität des Teams gefördert.
- Administrator-Kontrolle: Freigabe und Verwaltung der Informationen bleiben zentral steuerbar.
- Datenschutz: DSGVO-konforme Lösung mit maximalem Schutz, auch unternehmenskritischer Daten.
Herausforderung
Das in Unternehmen vorhandene Wissen versteckt sich oft in komplexen Dateistrukturen, umfangreichen Wikis oder auf Intranetseiten. Um an benötigte Informationen zu gelangen, muss man üblicherweise schon eine gewisse Vorstellung davon haben, wonach gesucht wird, wie die Suche zu beginnen ist und wo sich die benötigten Informationen befinden.
Lösung
nele.ai stellt eine Lösung bereit, mit der Unternehmens-Wissen mithilfe von Wissensdatenbanken und künstlicher Intelligenz (KI) einfach abgerufen werden kann. Bei den Wissensdatenbanken handelt es sich um das technische Verfahren "Retrieval Augmented Generation" / RAG. Um diese Möglichkeit zu nutzen, müssen Sie alle relevanten Dokumente im Verwaltungsbereich von nele.ai durch einen Administrator zuvor hochladen. Unterstützte Dateitypen sind EPUB, JSON, JSONL, PDF, XLSX, CSV, DOCX und TXT. Sie können verschiedene Wissensdatenbanken erstellen und diesen einzelnen Nutzern zuordnen.
Beispielsweise können so Fragen wie "Wie beantrage ich Urlaub?", "Wie ist bei einer Beschädigung der Lieferung umzugehen?" oder "Wer ist für Konflikte im Team zuständig?" beantwortet werden, insofern Sie die Informationen zuvor eingebettet haben.
Die hochgeladenen Daten werden so aufbereitet, dass sie mit jedem KI-Modell kombiniert werden können. Sie sind in sichere Server in Deutschland eingebettet. Dieser Prozess umfasst nicht das Training der KI, sondern das Erstellen von sogenannten Embeddings. Wenn Sie eine Wissensdatenbank in nele.ai auswählen und eine Frage oder Anweisung eingeben, wird Ihre Eingabe mit den eingebetteten Informationen abgeglichen. Anschließend extrahiert das System den relevanten Abschnitt aus den Dokumenten. Die Ergebnisse werden zusammen mit Ihrer Eingabe oder Frage dem KI-Modell zur Verfügung gestellt, wodurch das Modell besser informiert ist, um Ihre Frage zu beantworten.
Es ist dabei zu beachten, dass bei Auswahl einer Wissensdatenbank nur auf die von Ihnen bereitgestellten Informationen zurückgegriffen werden kann. Allgemeine Informationen, die außerhalb Ihrer bereitgestellten Inhalte liegen, können nicht beantwortet werden.
Zugang zu diesem Wissen erhalten Sie direkt über das Chatfenster von nele.ai. Wählen Sie die entsprechende Wissensdatenbank aus und stellen Sie Ihre Frage. Das System liefert Ihnen dann die passende Antwort. Interne Daten verlassen den sicheren Bereich nicht, da weder Anfragen (Prompts) noch Ergebnisse für das Training des gewählten KI-Anbieters genutzt werden.
DSGVO-konforme Dokumentenspeicherung
Unternehmen müssen ihre Daten heutzutage strikt nach Datenschutzvorschriften handhaben, um sicherzustellen, dass sensible Informationen innerhalb des sicheren Bereichs der Firma bleiben.
Die Plattform nele.ai speichert alle Dokumente, Eingabeaufforderungen und Ergebnisse sicher auf Servern in Deutschland. Dadurch unterliegen sie den strengen Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zusätzlich gibt es mit allen KI-Dienstleistern Verträge, die sicherstellen, dass diese die Daten nicht verwenden.
Außerdem führen wir regelmäßige Datenschutzkontrollen durch. Es existiert natürlich für jede Datenverarbeitung durch Dritte ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Diese Maßnahmen garantieren den Schutz von persönlichen und geschäftsrelevanten Informationen.
Nutzung der Wissensdatenbanken
Um den Mitarbeitenden Zugang zu den gespeicherten Informationen zu gewähren, muss zunächst die Funktion "Wissensdatenbank" vom Administrator aktiviert werden.
Ist die Freischaltung erfolgt, können die entsprechenden Wissensdatenbanken angelegt, Dokumente hochgeladen und eingebettet werden. Danach können die Mitarbeitenden Wissendatenbank (RAG) auf die Informationen dieser Dokumente zugreifen.
Die Mitarbeitenden geben eine Frage ein, wählen die Wissensdatenbank und die KI antwortet nur mit den Informationen, die sich innerhalb der Dokumente befinden. Daten aus dem Internet werden nicht zur Beantwortung genutzt.
Anwendungsbeispiel: Onboarding neuer Mitarbeiter
Beispielsweise können Sie mit Unterstüzung durch KI Ihren OnBoarding-Prozess verbessern. Der Einarbeitungsprozess für neue Teammitglieder lässt sich dadurch deutlich vereinfachen und beschleunigen. Zu diesem Zweck kann eine eigene Wissensdatenbank erstellt werden, die alle wichtigen Einarbeitungsinformationen enthält. Die neuen Teammitglieder bekommen Zugriff auf diese Datenbank und können durch das Stellen einer einfachen Frage die benötigten Informationen abrufen. Fragen wie "Gibt es schon während meiner Probezeit Möglichkeiten zur Weiterbildung?", "Unter welchen Umständen kann ich Sonderurlaub nehmen?", "Welche Reisekosten werden erstattet?" können leicht geklärt werden.
Ein weiteres Beispiel für eine Serviceleistung wäre die Unterstützung bei der Produktwahl durch die Beantwortung spezifischer Fragen. So könnte eine Frage lauten: "Welches Produkt ist am besten geeignet, wenn es bei einer Drehzahl von 1000 U/min in einer Umgebung mit Minustemperaturen betrieben werden soll?"
Ein ähnliches Beispiel könnte sein das ein Kunde könnte eine Beratung benötigen, um das richtige Schmiermittel für eine Maschine auszuwählen, die kontinuierlich bei hohen Temperaturen arbeitet. Eine entsprechende Anfrage könnte lauten: "Können Sie ein Schmiermittel empfehlen, das seine Leistungsfähigkeit auch bei kontinueller Beanspruchung in einer Umgebung mit Temperaturen über 200°C aufrechterhält?".
Die Mitarbeiter müssen sich nicht länger mühsam durch Ordner und Textdokumente arbeiten, sondern erhalten direkt die gesuchte Auskunft.
Zusammenfassung
Ein sicherer und intelligenter Zugriff auf Informationen ist im Unternehmensinformationsmanagement heute unverzichtbar. nele.ai bietet mit seinen Wissensdatenbanken und fortschrittlichen KI-Technologien die idealen Bedingungen dafür.
Dieser Mix schafft großen Mehrwert für Unternehmen. Organisationen setzen gezielt auf Lösungen wie die Wissensdatenbank von nele.ai. Dadurch steigern sie ihre Produktivität und Effizienz, ohne dabei Sicherheits- und Datenschutzstandards außer Acht zu lassen.
